Umowę przez internet można podpisać na kilka sposobów, wykorzystując podpis elektroniczny (kwalifikowany lub niekwalifikowany), profil zaufany albo za pomocą kodu SMS. Poniżej znajduje się szczegółowa i rozbudowana instrukcja krok po kroku dla różnych możliwych metod.
Spis treści
[pokaż]
Jak podpisać umowę online przy użyciu profilu zaufanego
Profil zaufany (PZ) pozwala na podpisywanie dokumentów online bez specjalistycznego sprzętu. Jest powszechnie akceptowany przez urzędy oraz wiele instytucji.
Krok 1. Zarejestruj profil zaufany
- Wejdź na https://pz.gov.pl/pz/register,
- wypełnij formularz online (imię, nazwisko, PESEL),
- potwierdź swoje dane osobiście w punkcie potwierdzającym, banku (jeśli Twój bank to umożliwia) lub za pomocą e-dowodu.
Krok 2. Wejdź na stronę do podpisywania dokumentów
- Wejdź na https://www.gov.pl,
- odszukaj sekcję „Dokumenty i dane osobowe”,
- wybierz „Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany”.
Krok 3. Załaduj dokument
- Wskaż plik umowy do podpisania (PDF, doc, jpg itp.),
- możesz przeciągnąć plik myszką lub wskazać lokalizację na dysku.
Krok 4. Zaloguj się do profilu zaufanego
- Po kliknięciu „Podpisz” nastąpi przekierowanie na stronę logowania do profilu zaufanego,
- zaloguj się wg wybranej metody (login, hasło, bankowość elektroniczna itp.).
Krok 5. Potwierdź podpis
- Postępuj zgodnie z instrukcjami serwisu – najczęściej wystarczy kliknąć „Podpisz” i potwierdzić kodem SMS lub mobilną autoryzacją bankową,
- pobierz podpisany dokument – możesz przesłać go drugiej stronie umowy.
Podpisanie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Krok 1. Wybierz certyfikowanego dostawcę
- Najczęściej lista dostawców dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (np. www.nccert.pl),
- wybierz odpowiednie urządzenie lub oprogramowanie zgodnie z ofertą wybranej firmy.
Krok 2. Uzyskaj podpis kwalifikowany
- Złóż wniosek online, potwierdź tożsamość w punkcie operatora, banku albo przez wideo,
- odbierz kartę z certyfikatem lub aplikację na komputer/telefon.
Krok 3. Zainstaluj oprogramowanie służące do składania podpisu
- Zainstaluj program do podpisywania dokumentów (zwykle udostępniają go dostawcy podpisów).
Krok 4. Podpisz dokument
- Otwórz program do podpisywania,
- wybierz dokument do podpisu, wskaż odpowiedni certyfikat, zainicjuj proces podpisu,
- potwierdź tożsamość wpisując PIN do karty/urządzenia,
- odbierz lub wygeneruj podpisany plik i prześlij drugiej stronie.
Jak podpisać umowę przez internet za pomocą kodu SMS (platformy elektroniczne)
Często wykorzystywana metoda przy podpisywaniu umów sprzedaży, usługi czy najmu.
Krok 1. Otrzymanie umowy na maila
- Sprzedawca/kontrahent przesyła e-mail zatytułowany np. „Dokumenty do podpisu”.
Krok 2. Otworzenie dokumentu
- Odbiorca otwiera przesłany dokument przez dedykowaną platformę (np. DocuSign, Autenti, Adobe Sign lub inne rozwiązania zintegrowane w systemie sprzedawcy).
Krok 3. Weryfikacja SMS
- Na numer telefonu odbiorcy przychodzi jednorazowy kod SMS,
- kod należy wpisać w odpowiednie pole na stronie z umową.
Krok 4. Potwierdzenie zawarcia umowy
- Po wpisaniu kodu umowa jest automatycznie oznaczona jako podpisana, a obie strony otrzymują potwierdzenie (PDF z certyfikatem, czasem także log zdarzeń).
Ważne uwagi praktyczne
- Zawsze zachowuj kopię podpisanej elektronicznie umowy – stanowi dowód zawarcia umowy w razie późniejszych sporów;
- Dla najwyższej mocy dowodowej (np. w sądzie) zaleca się podpis kwalifikowany lub profil zaufany;
- Upewnij się, że druga strona akceptuje tę formę podpisu i wie, jak ją obsłużyć;
- Podpisana elektronicznie umowa jest ważna i wywołuje takie same skutki prawne jak umowa papierowa z odręcznym podpisem, o ile obie strony poprawnie złożą wymagane podpisy.
Podstawowe formy podpisu przez internet
- Profil zaufany – najprostszy do spraw urzędowych i wielu umów biznesowych;
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – najbezpieczniejszy, akceptowany wszędzie, wymaga zakupu urządzenia lub aplikacji;
- Podpis przez platformy komercyjne (SMS, e-mail) – szybki, popularny w relacjach B2B/B2C, czasem wymagany jest dowód akceptacji regulaminu platformy.
Stosowanie jednej z powyższych metod zależy od wymogów prawnych, specyfiki umowy oraz preferencji stron. Szczegółowe instrukcje i wymagania każdej platformy mogą się różnić, jednak powyższy schemat obejmuje najczęściej stosowane sposoby podpisywania umów przez internet.