Jak sprawdzić akt notarialny przez internet?

Aby sprawdzić akt notarialny przez internet w Polsce, należy postępować według poniższej, szczegółowej instrukcji krok po kroku. Proces ten zależy od rodzaju aktu oraz celu sprawdzenia (np. weryfikacja autentyczności, pozyskanie kopii czy odczyt treści w kontekście transakcji dotyczących nieruchomości lub spółek).

Ustal podstawowe informacje o akcie notarialnym

• Zanotuj numer aktu, datę jego sporządzenia oraz dane kancelarii notarialnej (nazwisko notariusza i adres kancelarii).
• Jeśli nie pamiętasz szczegółów, sprawdź swoje dokumenty pomocnicze (np. umowa przedwstępna, odpis umowy, potwierdzenia transakcji).

Sprawdź, czy sprawa dotyczy podmiotów rejestrowych (np. spółek, KRS)

• Jeśli akt notarialny dotyczy spraw związanych z rejestrem przedsiębiorców KRS (np. zakładania spółki, zmiany w KRS), elektroniczny wypis aktu znajduje się w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).
• Po sporządzeniu takiego aktu notariusz sporządza wypis elektroniczny, który może być wykorzystany do wpisu do KRS.

Sprawdź dostępność aktu notarialnego w oficjalnych rejestrach

• Wejdź na stronę Krajowej Rady Notarialnej: www.krn.org.pl lub bezpośrednio do systemu rejestrów notarialnych: bip.krn.org.pl/rejestry-notarialne.
• Dostęp publiczny jest ograniczony, rejestr CREWAN jest przeznaczony głównie dla sądów, notariuszy i rejestrów państwowych. Osoby prywatne mają dostęp do aktów wyłącznie w określonym zakresie i z uzasadnionym interesem.

Weryfikacja aktu dotyczącego nieruchomości

• Jeśli Twój akt notarialny dotyczy nabycia/sprzedaży nieruchomości, istotne informacje o transakcji odzwierciedla także publiczna księga wieczysta.
• Skorzystaj z bezpłatnej wyszukiwarki elektronicznych ksiąg wieczystych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości: ekw.ms.gov.pl
• Wyszukaj księgę według jej numeru, aby sprawdzić zgodność wpisów z aktem notarialnym.

Jak uzyskać kopię aktu notarialnego online?

• Nie istnieje ogólnodostępna internetowa baza aktów notarialnych dla osób prywatnych. Do uzyskania odpisu/wyciągu aktu niezbędny jest kontakt bezpośredni z kancelarią, w której był sporządzony dokument.
• Wniosek o elektroniczną lub papierową kopię możesz złożyć mailowo do kancelarii notarialnej, podając dane aktu i uzasadnienie prawa do wglądu.

Weryfikacja autentyczności papierowego dokumentu

• Po otrzymaniu kopii sprawdź obecność pieczęci notariusza oraz podpisu notariusza.
• Jeśli masz wątpliwości co do autentyczności, skontaktuj się z kancelarią, aby zweryfikować zgodność dokumentu z oryginałem.

Wyszukiwanie przy braku szczegółowych informacji

• Jeśli nie pamiętasz kancelarii lub dokładnej daty, przejrzyj dotychczasową korespondencję, stare umowy lub poproś o pomoc strony umowy, które uczestniczyły w podpisywaniu aktu.
• W przypadku spraw spadkowych, dziedziczenia lub darowizn może zajść potrzeba ustalenia tych szczegółów przez sąd.

Ważne uwagi

• Akty notarialne są dokumentami poufnymi. Dostęp do nich mają tylko osoby będące stroną aktu, ich następcy prawni, sądy lub inne uprawnione instytucje.
• Obowiązuje opłata skarbowa za wydanie wypisu/odpisu aktu notarialnego według aktualnej taryfy.

Podstawowe kroki postępowania – jak sprawdzić akt notarialny przez internet?

1. Ustal dane aktu notarialnego
   Przygotuj: imię i nazwisko notariusza, adres kancelarii notarialnej oraz datę podpisania aktu. Jeśli nie masz tych danych, spróbuj je uzyskać z wcześniejszych dokumentów, korespondencji lub od innych stron czynności notarialnej.

2. Sprawdź rejestry notarialne (dla dokumentów rejestrowych)
   Jeśli akt dotyczy czynności podlegającej wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), np. zakładania lub zmian w spółce:

   • Akty takie są dostępne w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).
   • System CREWAN nie umożliwia bezpośredniego internetowego dostępu dla osób prywatnych, ale strona www.krn.org.pl lub bip.krn.org.pl/rejestry-notarialne wyjaśnia zasady działania i uprawnienia.

3. Sprawdź treść aktu notarialnego powiązaną z nieruchomością

   • Jeśli akt dotyczy nieruchomości, kluczowe dane są jawne w elektronicznej księdze wieczystej.
   • Wejdź na ekw.ms.gov.pl i wpisz numer księgi wieczystej, aby sprawdzić zgodność wpisów z rzeczywistym stanem wynikającym z aktu notarialnego.

4. Złóż wniosek o kopię aktu notarialnego przez internet

   • Nie możesz pobrać aktu przez internet bezpośrednio z centralnej bazy – musisz zwrócić się do kancelarii notarialnej, w której dokument został sporządzony.
   • Wniosek o wypis/odpis złóż:
     • Mailowo – skontaktuj się z kancelarią, podaj dane aktu i powód żądania;
     • Przez ePUAP, jeśli kancelaria akceptuje elektroniczną korespondencję.
   • Udostępnienie wypisu jest płatne. Notariusz ma prawo wymagać potwierdzenia prawa do wglądu do dokumentu.

5. Weryfikacja autentyczności

   • Każdy akt i wypis z niego musi zawierać pieczęć i podpis notariusza. Przy wątpliwościach skontaktuj się bezpośrednio z właściwą kancelarią.

6. Wyszukiwanie, gdy brak danych o kancelarii

   • Przeglądaj dostępne dokumenty, sprawdzaj pocztę mailową, zapytaj współuczestników transakcji.
   • W sprawach spadkowych lub dziedziczenia sąd może pomóc ustalić te dane.

Najważniejsze adresy do sprawdzenia

• www.krn.org.pl,
• bip.krn.org.pl/rejestry-notarialne,
• ekw.ms.gov.pl.

Pamiętaj: pełna treść aktu nie jest dostępna dla osób postronnych i jest udostępniana wyłącznie uprawnionym podmiotom. Dostęp dla osób prywatnych ogranicza się zwykle do uzyskania wypisu w kancelarii, gdzie akt sporządzono.